Aktieboken i Word eller Excel? Här är problemen du riskerar

Många företag börjar föra sin aktiebok i Word eller Excel. Det känns enkelt och snabbt, och framförallt bättre än att låta den ligga och damma i en pärm. Men vad kräver en aktiebok egentligen – och vilka risker uppstår när man använder verktyg som aldrig var byggda för uppgiften?

Aktiebokens syfte

En aktiebok är i grunden en versionshanterare. Det är bolagets officiella register över vilka som äger aktier, hur många de äger och hur ägarförändringar har skett över tid. Aktieboken är inte bara ett internt dokument, utan ett juridiskt krav och en av de viktigaste handlingarna i ett aktiebolag.

Bolaget och dess ägare kan genom aktieboken få både transparens och trygghet. För aktieägare innebär den en garanti att deras ägande är dokumenterat och erkänt. För bolaget fungerar den som en grund för utdelningar, bolagsstämmor och andra ägarrelaterade beslut. Och för samhället i stort ger den en struktur som stärker rättssäkerheten, underlättar kapitalanskaffning och gör det enklare för investerare, banker och myndigheter att lita på den information som presenteras.

Aktieboken är helt enkelt en central del av bolagets infrastruktur. Den är tänkt att vara en levande historik där varje förändring dokumenteras och kan följas tillbaka i tiden. På så sätt kan man alltid se vem som ägt vad, när och på vilka villkor.

Vill du läsa mer om vad en aktiebok är och varför den är så viktig för bolaget, hittar du vår fördjupning här: Vad är en aktiebok? – Komplett guide för företagare och investerare

Word och Excel – var fallgroparna uppstår

Att börja i Word eller Excel kan kännas praktiskt. De flesta har programmen installerade, det går snabbt att sätta upp ett dokument eller kalkylblad och till skillnad från att ha det inlagt i en pärm får man en känsla av att “det är under kontroll”. Problemet är att aktieboken inte bara är en lista, utan ett system som måste tåla både tid och förändring. När ägarförhållanden börjar ändras, emissioner genomförs eller aktier överlåts blir begränsningarna snabbt tydliga.

Några av de vanligaste riskerna är:

• Parallella register: man får hålla koll både på aktieboken och på en separat ägarlista (cap table), något som snabbt blir oöverskådligt i en aktiebok med ett par ägarbyten eller emissioner.
• Manuella nummerfel: aktier och aktieposter måste numreras manuellt, något som nästan alltid leder till misstag. Bygger man sedan vidare på detta, får man en situation där man skapar nya fel som en följdeffekt av att inte ha gjort rätt från början.
• Ingen source of truth: olika versioner skickas runt och sparas under namn som “slutversion_final2.xlsx”, vilket skapar osäkerhet bland intressenter, både löpande och i samband med emissioner eller företagsöverlåtelser.
• Tids- och kostnadskrävande rättelser: felaktigheter upptäcks ofta i samband med emissioner eller företagsöverlåtelser. Då krävs dyra justeringar, ofta med hjälp av advokatbyråer som debiterar tiotusentals kronor för något som borde ha fungerat från början.

Sammantaget så innebär det att företaget exponeras för flertalet risker som kan vara relaterade till både stora kostnader men också tvister vid försäljningar eller utdelningar där ägarförhållandena helt enkelt är oklare till följd av bristfällig dokumentation. För att förstå varför, behöver vi titta på de tre principer som en aktiebok alltid måste uppfylla – att den ska föras, bevaras och hållas tillgänglig.

De tre grundprinciperna

1. Aktieboken ska föras

Att föra en aktiebok är inte frivilligt, utan ett lagkrav och en central del av bolagets juridiska struktur. Men trots sin vikt blir den ofta förbisedd, och många bolag försöker lösa uppgiften med verktyg som helt enkelt inte är byggda för ändamålet, såsom Word och Excel, vilka båda är dokument- och kalkylprogram, inte juridiska processverktyg.

Vår erfarenhet av att granska och hantera aktieböcker i över 20 år visar att systematiska brister är regel snarare än undantag. I våra återkommande granskningar som vi har gjort genom åren har vi sett att så många som nio av tio bolag har fel i sin aktiebok. Det understryker hur svårt det faktiskt är att uppfylla det mest grundläggande kravet: att aktieboken ska föras på ett korrekt sätt.

2. Aktieboken ska bevaras

Det andra kravet på en aktiebok handlar om bevarandet. En aktiebok är inte en statisk fil som kan “läggas undan”, utan en pågående process som måste vara korrekt, komplett och spårbar över tid. En enskild felaktig fil uppfyller inte bevarandeplikten, och i praktiken uppstår ofta ett versionskaos där det blir omöjligt att avgöra vilken som faktiskt är original.

Till detta kommer de tekniska sårbarheterna. En kraschad hårddisk, en raderad mapp eller en borttappad laptop kan på ett ögonblick radera år av historik. Och utan en spårbar logg går det inte att visa vem som gjort vad, när och varför.

Konsekvensen blir att bolaget riskerar att stå utan en obruten historik, drabbas av högre revisions- och rådgivningskostnader och hamna i svåra lägen vid kapitalanskaffning, försäljning eller generationsskiften.

3. Aktieboken ska hållas tillgänglig

Tillgänglighet är den tredje pusselbiten. Det betyder inte bara att dokumentet går att öppna, utan att rätt version kan delas snabbt, säkert och begripligt. Om innehållet är bristfälligt är kravet i praktiken inte uppfyllt. I många organisationer finns en äldre utskrift i en pärm som uppfattas som “original”, samtidigt som filen i datorn har uppdaterats, eller tvärtom.

Utan rollstyrning, tidstämplar och säker delning blir processen personberoende och sårbar. Resultatet är att det blir svårt att lämna ut aktieboken korrekt och snabbt vid begäran, konflikter uppstår när flera versioner cirkulerar, och säkerhetsriskerna ökar när filer mejlas kors och tvärs.

Vilka konsekvenser skapar en felaktig aktiebok?

När aktieboken inte är korrekt blir konsekvenserna snabbt kännbara för bolaget:

• Tvister kring arvskiften, utdelningar eller fördelningar vid företagsöverlåtelser
• Osäkerhet kring röstlängder på bolagsstämmor och därmed riskexponering för historiska beslut
• Kraftigt försvårande av intag av kapital
• Lågt förtroende från banker och andra viktiga intressenter
• Bristfälliga möjligheter att bedriva kommunikation med sina aktieägare
• Problem att ta bolaget till börsen vid anslutning till Euroclear som kräver en komplett aktiebok

Därtill kommer de ekonomiska effekterna. Många bolag underskattar vad fel i aktieboken faktiskt kostar. När aktieboken förs i Word eller Excel blir det ofta advokatbyråer som får i uppdrag att rätta till misstag och bringa ordning i versionerna. Det arbetet tar tid, och på fakturan specificeras sällan vad som direkt rör aktieboken och vad som rör andra delar av ärendet. Resultatet blir att bolaget betalar tiotusentals kronor för något som hade kunnat undvikas med ett bättre system, och utan att alltid förstå var kostnaden egentligen uppstod.

När problemen sprider sig utanför bolaget

En bristfällig aktiebok drabbar inte bara det enskilda bolaget. Vår erfarenhet visar att fel och brister är mycket vanliga, och när de förekommer påverkas också hela ekosystemet av banker, investerare och myndigheter. Transparensen försämras, rättssäkerheten urholkas och kapitalförsörjningen blir mindre effektiv. I praktiken leder det till mer dubbelarbete, högre kostnader och ett minskat förtroende för systemet som helhet.

Detta är också en hållbarhetsfråga. Mindre pappershantering sparar resurser, och en korrekt, spårbar aktiebok stärker både transparens, GDPR-efterlevnad och grunden för god bolagsstyrning.

Därför bör du ersätta Word och Excel

Sammanfattningsvis löser inte Word och Excel aktiebokens juridiska och praktiska krav. De skapar fel, försvårar granskning och riskerar lagbrott, med kostnader för både bolaget och samhället.

Genom att gå över till ett händelsebaserat, versionssäkert och behörighetsstyrt arbetssätt blir vardagen snabbare, transaktioner tryggare och möjligheten att skapa förtroende hos bolagets intressenter betydligt bättre.

Och det är precis där NVR gör skillnad, inte bara genom att säkerställa en korrekt aktiebok, utan också genom att underlätta samarbete både inom bolaget och mellan olika intressenter. Allt samlas på ett och samma ställe – från rapportering och optionshantering till ägardialog och bolagsformalia. Vill du veta mer? Läs vidare, kontakta oss eller boka en demo redan idag.

‍