Uttrycklig definition vad som avses med en aktiebok finns inte i aktiebolagslagen. Formen för aktieboken kan man utläsa med hjälp av bestämmelserna i 5 kap 1, 2, och 5 §§. Där anges vad aktieboken skall ha för ändamål, dess form och vad den skall innehålla.

Enligt aktiebolagslagen ska alla aktiebolag ha en aktiebok och det är bolagets styrelse som är ansvariga för att upprätta aktieboken. Uppgifterna är offentliga och vem som helst kan begära ut dessa uppgifter från bolaget.

Aktieboken är ett bolags enskilt viktigaste styrdokument ändå är det extremt eftersatt när det kommer till hur företag hanterar sin ägardata. Enligt vår erfarenhet är det extremt få företag idag kan lämna ifrån sig en korrekt aktiebok utan att lägga både mycket tid och pengar under processen.

Ett ”svart hål” beskriver i det närmsta effekterna av att inte ha sin ägardata under kontroll.
Det leder till att tid och pengar spenderas både internt och på konsulter vid tex transaktioner eller nyemissioner men det följs sällan upp eller mäts separat.

Det är styrelsens ansvar att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig (ABL 5 Kap §7). Till böter eller fängelse i högst 1 år döms den som uppsåtligen eller av oaktsamhet underlåter att föra aktiebok, bevara eller hålla denna tillgänglig (ABL 30 Kap §1). I tillägg kan styrelsemedlemmarna även bli skadeståndsskyldiga i den händelse en enskild aktieägare eller tredjeman lider ekonomisk skada (ABL 29 Kap §1). Sanktionsbestämmelserna skall ses mot bakgrund av att det är av väsentlig betydelse för en aktieägare att vara införd i aktieboken.